8:00 - 19:00

Время работы офиса

+7(343) 200-88-78

Свяжитесь с нами

VK

Instagram

 

Подготовка документа: виды, назначение документов, порядок подготовки, электронная и бумажная документация, согласование и необходимые подписи

Юридические услуги Екатеринбург, юристы и адвокаты помогут всем > Статьи  > Соответствие нормативным требованиям  > Подготовка документа: виды, назначение документов, порядок подготовки, электронная и бумажная документация, согласование и необходимые подписи

Подготовка документа: виды, назначение документов, порядок подготовки, электронная и бумажная документация, согласование и необходимые подписи

Подготовка документа: виды, назначение документов, порядок подготовки, электронная и бумажная документация, согласование и необходимые подписи

Знаете ли вы, что представляет собой подготовка документа? Сначала разберемся в терминологии. В узком смысле под документом понимается облеченный в письменный формат носитель определенной информации. Он удостоверяет наличие некоторых фактов особого значения. Для подготовки такой бумаги необходим, прежде всего, сбор требуемых сведений наряду с их дальнейшей регистрацией. Итак, начнем с рассмотрения общей структуры документации.

Виды документов

Все многообразие документации, обслуживающей сферу управления, классифицируют по разным основаниям. Например, выделяют следующие разновидности по природе:

  • бумаги личного происхождения;
  • официальные документы.

Подготовка документа: виды, назначение документов, порядок подготовки, электронная и бумажная документация, согласование и необходимые подписи

Документ личного происхождения

Под таковым подразумевается форма, созданная лицом вне сферы его деятельности или осуществления общественных обязанностей. Такие бумаги включают личную переписку наряду с воспоминаниями особого характера, дневниками. Они формируются в частной жизни человека, вне сферы профессиональной деятельности или исполнения общественной обязанности.

Официальный документ

Его создают юридические или физлица, а вместе с тем его оформляют и удостоверяют в установленном порядке. Среди официальной документации выделяется группа персональных бумаг, удостоверяющих личность, речь идет о паспорте, виде на жительство, специальности, образовании (дипломы, аттестаты), трудовом стаже и прочее.

Делопроизводственные службы обычно взаимодействуют с официальными документами, чье подавляющее большинство составляют управленческие бумаги. Они создаются в целях реализации управленческой функции, такой как планирование, наряду с прогнозированием, финансированием, учетом, контролем, снабжением и прочее. Служебные элементы являются официальными документами, используемыми в текущей деятельности предприятия. Теперь изучим фактическое предназначение рассматриваемых носителей информации и рассмотрим программу подготовки документов.

Подготовка документа: виды, назначение документов, порядок подготовки, электронная и бумажная документация, согласование и необходимые подписи

Назначение

Центральный вопрос в рамках изучении документации заключается в выявлении причин, которые вынуждают человека фиксировать сведения, то есть создавать соответствующую бумагу.

Решение данного вопроса связано напрямую с функциями. Чтобы разобраться в назначении документа с учетом того, что он может преследовать сразу несколько целей и применяться для решения многих задач, используем методику абстрагирования, выделим и рассмотрим сущность документа. Прежде всего, надо отметить социальную составляющую документации, ее социальный характер.

Данные элементы создаются человеком для людей, что сразу подчеркивает социальное предназначение. Никакое сообщество не сможет существовать без информационной связи. Документы их закрепляют, а также все процессы, которые происходят в обществе. Конкретная бумага целенаправленно создается в рамках определенной общественной среды, которую она и отражает.

Возникнув в качестве продукта социальных отношений, отдельные типы бумаг сами начинают активно воздействовать на эти связи. Подобную роль, прежде всего, играют конституции, устанавливающие порядок взаимоотношений в государстве наряду с другими законодательными актами, различными уставами, положениями, правилами, инструкциями. Надо сказать, что такие элементы самостоятельно начинают способствовать развитию людей, например, всевозможные мирные договоры с международными соглашениями и декларациями.

Подготовка документа: виды, назначение документов, порядок подготовки, электронная и бумажная документация, согласование и необходимые подписи

Порядок подготовки документов

При осуществлении подготовки необходимо соблюдать все установленные ГОСТом и прочими нормативными актами нормы с правилами, обеспечивающими юридическую силу бумаг наряду с оперативным и качественным исполнением, поиском и возможностью обработки посредством компьютерной техники. Что предполагает правильная подготовка документа?

Бумаги считаются ненадлежащим образом оформленными при наличии реквизита, обязательного для данного носителя информации. При этом необходимо писать индекс, имя автора, номер, дату, заголовок, подписи и так далее. В процессе подготовки пакета документов реквизитный состав может дополняться, если этого требует назначение бумаги. Далее выясним новый тип отражения информации и выясним, какие у него имеются преимущества.

Электронная документация. Что необходимо знать?

В последнее время важное значение имеет подготовка пакета электронных документов. Под такой формой понимают не изображение бумажного элемента, а современную технологию работы с формами, где прежний вариант возникает только по требованию в роли твердой копии. Технология обработки электронных образцов в настоящее время позволяет все дальше и дальше уходить от машинописных и рукописных элементов. Таким образом, люди все больше имеют дело исключительно с их электронным представлением.

Современный вид может допускать разный тип входных сведений и содержать различные командные кнопки наряду с переключателями, выпадающим меню или списками для выбора. После заполнения бланка его можно отправить. Как правило, для этого требуется лишь нажать кнопку, так как электронный адрес получателей заранее определен.

Подготовка документа: виды, назначение документов, порядок подготовки, электронная и бумажная документация, согласование и необходимые подписи

Электронные документы. Преимущества использования

Выделяют следующие преимущества подготовки электронных документов:

  • Сокращение времени обслуживания клиентов посредством уменьшения периода на поиск документации и реакции на запрос.
  • Повышение эффективности управления информацией посредством получения быстрого доступа к документации. В этом случае предоставляется выбор наиболее оптимального способа для хранения информации, получения возможностей собирать и обрабатывать ее в большем количестве, чем это происходило раньше.
  • Такими носителями принимаются более точные, а вместе с тем и обоснованные управленческие решения.
  • Увеличивается степень защищенности документации при хранении посредством компактности, быстроты и дешевизны процесса копирования в стольких экземплярах, сколько нужно.
  • Обеспечение защиты информации от несанкционированного доступа посредством выполнения более быстрых и дешевых операций шифрования и дешифрования сведений в электроном носителе.
  • Бумажная документация

    Как проходит подготовка нормативных документов? Рассмотрим еще один важный вопрос более подробно.

    Документ, который выполнен на бумажном или аналогичном носителе относится к категории прежнего формата. Но стоит отметить, что в современном обществе все большее предпочтение отдается электронному варианту, который постепенно вытесняет макулатурные талмуды. Таким образом, перевод бумажного архива в электронную разновидность интенсивно осуществляется в организациях во всем мире.

    Подготовка документа: виды, назначение документов, порядок подготовки, электронная и бумажная документация, согласование и необходимые подписи

    Согласование и необходимые подписи

    В рамках соблюдения порядка подготовки документа важная роль отводится непосредственно согласованию, то есть экспертизе подготовленных проектов документации заинтересованными лицами. Оно может быть внутренним (с должностным лицом и работником организации) или внешним (с другими предприятиями). Внутреннее согласование называют также визированием, а отметки, проставляемые на носителе соответственно визой. Рассмотрим далее особенности данного процесса.

    Согласование проводят до подписания или процедуры утверждения бумаги. Руководители организаций, подписывающие или утверждающие бланк, всегда должны обращать внимание на присутствие в нем необходимых виз.

    Утверждение документов заинтересованными лицами требуется для принятия грамотного управленческого решения, что позволяет повышать качество принимаемого решения с ответственностью работников организации за их осуществление. Визирование проводят все заинтересованные лица, то есть те, кого затрагивает в той или иной степени содержание бумаги, кому далее придется исполнять ее.

    Подготовка документа: виды, назначение документов, порядок подготовки, электронная и бумажная документация, согласование и необходимые подписи

    Нормативные

    Чаще всего к данной категории бумаг причисляют всевозможные правовые акты, являющиеся письменной официальной документацией, принятой в определенном формате государственным органом в рамках его компетенции. Они, как правило, направлены на установление, а вместе с тем на изменение либо же полную отмену нормативных действий.

    Подготовка юридических документов

    Еще одна важная задача. Сразу оговоримся, что таковые выступают носителями юридически значимых сведений. Они предполагают возникновение либо абсолютное изменение или прекращение правоотношения, что согласно нормами права служит основанием или подтверждением обязанностей участников.

    Значение юридических документов

    Оно состоит в следующем:

  • С помощью таких средств правового регулирования норма, соглашение, индивидуальное решение и так далее становятся доступными и объективированными для других субъектов права.
  • Они дают возможность достигать определенности, а, кроме того, стабильности в рамках отношений между людьми. При этом становится возможной прочность их правового положения.
  • Благодаря юридическим манипуляциям таким бумагам придается официальный характер.
  • Регистрация

    Знаете ли вы, что представляет собой подготовка документов для регистрации? В данном случае речь идет о присвоении бумаге регистрационного номера и внесении данных о ней в учетную форму. Под соответствующим символом (индексом) понимают цифровое либо буквенное обозначение, которое присваивается носителю при его обязательной регистрации. Данная система помогает эффективно систематизировать бесконечный поток информации и позволяет достигать порядка и организованности любого производственного процесса.

    Подготовка документа: виды, назначение документов, порядок подготовки, электронная и бумажная документация, согласование и необходимые подписи

    Формуляр документа

    Совокупность имеющихся реквизитов, из которых бумага состоит, называют формуляром. Данная категория, характерная для конкретного типа носителя информации, например акта, приказа, называется типовым бланком. Последний характеризуется определенным числом разных реквизитов, которые расположены в строгой последовательности. К примеру, в формуляр заявлений входят такие: адресат наряду с автором, указанием вида бумаги, текстом, подписью, датой и так далее.

    Один бланк является единичным актом документирования. Но деятельность организации оформляется и может отражаться целой совокупностью определенным образом взаимодействующих бумаг, обычно тех, которые соответствуют функциям управления. Стоит подчеркнуть, что комбинация бумажных носителей, которые взаимосвязаны между собой по признакам происхождения, назначению, виду, сфере деятельности, единым требованиям к оформлению, составляет общую систему всей документации в целом.

    Надеемся, теперь вам стало понятно, как проходит подготовка документов.

    Источник

    No Comments

    Sorry, the comment form is closed at this time.